Darbuotojų paieškos ir atrankos procesai šiomis dienomis tampa vis sudėtingesni. Kiekviena įdarbinimo proceso dalis yra skaidoma į mažesnes, nuolat tobulinama, siekiant didesnio tokių paslaugų efektyvumo. Į įdarbinimo procesą įtraukiama vis daugiau technologinių sprendimų bei skirtingų paslaugų teikėjų. Darbo skelbimų portalai, įdarbinimo agentūrų sistemos, kandidatų valdymo, vertinimo, atrankos sistemos, darbdavių vidinės personalo bei resursų valdymo sistemos - visa tai yra potencialūs duomenų mainų dalyviai kiekviename įdarbinimo procese. Kiekvienos iš išvardintų sistemų skirtumai sąlygoja augantį duomenų mainų standartizavimo poreikį.
HR-XML – tai rinkinys XML schemų, kurios apibrėžia, kokiais formatais turėtų būti saugomi įvairaus pobūdžio duomenys apie žmogiškuosius išteklius (angl. Human Resources, HR). Tai gali būti asmens sugebėjimai, darbo patirtis ir kita informacija. Toks standartizuotų schemų rinkinys buvo sukurtas atsiradus poreikiui saugoti bei keistis žmogiškųjų išteklių informacija tarp informacinių sistemų. Nors šiuo metu yra daug programinės įrangos, palaikančios žmogiškų išteklių informacijos suvedimą, ilgai nebuvo vieningo būdo keistis šia informacija. Veikla, susijusi su asmenų įdarbinimu, jų vertinimu, veiklos valdymu ar laikinu darbuotojų pakeitimu, remiasi žmogiškųjų išteklių informacija.
1999 m. buvo įsteigtas HR-XML konsorciumas, kurio nariai sukūrė bendrą standartą, apimantį įvairius duomenų apsikeitimo scenarijus, susietus su žmogiškųjų išteklių apskaita bei valdymu. Šio konsorciumo pagrindinis uždavinys – padėti sumažinti darbdavių bei įrangos gamintojų išlaidas, skirtas sukurti ir įdiegti duomenų mainų mechanizmą. HR-XML konsorciumo viešai skelbiamas duomenų mainų standartas remiasi XML failų struktūra, kas sudaro galimybę vykdyti duomenų apsikeitimą tarp kelių skirtingų organizacijų, nekuriant kelių apsikeitimo mechanizmų. Šiuo metu konsorciumas turi daugiau kaip 100 narių visame pasaulyje.
Didžiausias HR-XML panaudojimo privalumas – galimybė vykdyti duomenų mainus su keliais duomenų teikėjais. Tai leidžia darbdaviams, turintiems HR-XML standartą palaikančias personalo apskaitos sistemas, perduoti informaciją apie naujai atsiradusias darbo vietas į Lietuvos darbo biržą. Todėl nebereikia pakartotinai įvesti tos pačios informacijos keliose sistemose. Naudojantis HR-XML standarto schemomis, asmens gyvenimo aprašymas gali būti eksportuotas iš Lietuvos darbo biržos informacinės sistemos, o vėliau importuotas į bet kurios įmonės, naudojančios šį standartą, duomenų bazę be papildomo duomenų įvedimo. Tokiu būdu darbdavys gali pasinaudoti savo vidine personalo apskaitos programa tam, kad efektyviai vykdytų naujų darbuotojų vertinimą bei atranką.
HR-XML konsorciumas ir jo funkcijos
HR-XML yra nepriklausomas, nepelno konsorciumas, skirtas įgalinti universalius duomenų apie žmogiškuosius išteklius mainus. HR-XML konsorciumo misija – sumažinti darbdavių bei įrangos gamintojų riziką ir išlaidas, siekiant susitarti dėl tiesioginio duomenų keitimosi mechanizmų. Vystydamas ir skelbdamas atvirus duomenų mainų standartus, pagrįstus universalia dokumentų ženklinimo kalba (XML), konsorciumas siekia sudaryti priemones bet kuriai įmonei sąveikauti su kitomis įmonėmis, nekuriant ir nediegiant daugelio atskirų duomenų mainų mechanizmų. HR-XML orientuojasi į standartus, skirtus apsirūpinimo darbuotojais, įdarbinimo, išmokų mokėjimo, atlyginimų, kompetencijų bei darbo jėgos valdymo veiklai apibrėžti. Daugiau informacijos apie konsorciumą (anglų kalba) rasite interneto svetainėje http://www.hr-xml.org.
HR-XML konsorciumo Europos skyrius yra Europoje veikianti HR-XML konsorciumo atstovybė. Ši organizacija taip pat yra pelno nesiekianti ir nepriklausoma nuo gamintojų. Jos pagrindinis siekis – prisidėti prie žmogiškųjų išteklių informacijos perdavimo vystymo bei jų sklaidos. Išsamesnė informacija apie šios atstovybės darbą teikiama interneto svetainėje http://eu.hr-xml.org.